Posta Kutusu Bekleyen İşler Örneği

Posta kutusu egzersizi, iş dünyasında assessment hazırlık ve değerlendirme merkezine hazırlık süreçlerinde adayların zaman yönetimi, önceliklendirme, problem çözme ve karar alma becerilerini ölçmek için kullanılan kritik bir değerlendirme yöntemidir.

Bu süreçte adaylara, belirli bir iş ortamında gelen e-postalar ve bekleyen işler sunularak hangi görevlerin öncelikli, ertelenebilir veya delege edilebilir olduğunu belirlemeleri beklenir. Bu test, adayın kritik karar verme süreçlerini ve organizasyon becerilerini değerlendirmek için kullanılır.

Aşağıda, çok yönlü yetkinlikleri test etmek için hazırlanmış detaylı bir posta kutusu bekleyen işler örneği sunulmaktadır.

Senaryo: Proje Yöneticisi Olarak Yoğun Bir İş Günü

Durum:

Bir teknoloji şirketinde proje yöneticisi olarak çalışıyorsunuz. Gün içerisinde farklı departmanlardan ve müşterilerden birçok e-posta alıyorsunuz. Ancak, bugün sabah işe geldiğinizde e-posta kutunuzda 10 adet bekleyen e-posta ve acil görevler olduğunu fark ettiniz.

Şirketinizin üst yönetimi, sizden hızlı ve etkili bir karar verme süreci yürütmenizi bekliyor. Gelen e-postalar ve görevler arasından önceliklendirme yaparak hangi işlere nasıl bir aksiyon alacağınızı belirlemelisiniz.

Aşama 1: Gelen E-postaları ve Bekleyen İşleri Değerlendirme

📌 Senaryoda verilen e-postaları okuyarak öncelik sırasına koymalısınız.

📩 Gelen E-postalar:

• CEO’dan Gelen E-posta (Acil)

• CEO, bugün saat 14:00’te yapılacak yönetim toplantısı öncesinde projeyle ilgili bir ilerleme raporu talep ediyor.

• Raporun eksiksiz ve detaylı olması gerekiyor.

Müşteri Şikayeti (Önemli)

• Şirketin en büyük müşterilerinden biri, teslim edilen ürünün beklenen kalite standartlarını karşılamadığını belirten bir şikayet e-postası gönderdi.

• Acil bir yanıt verilmesi gerekiyor, aksi halde müşteri siparişi iptal edebilir.

Satın Alma Departmanından Gelen E-posta (Orta Öncelikli)

• Yeni bir yazılım lisansı satın alınması konusunda karar verilmesi gerekiyor.

• Satın alma departmanı, karar için sizden onay bekliyor.

Ekip Üyelerinden Gelen E-posta (Düşük Öncelikli)

• Ekibinizden biri, iş yükünün fazla olduğunu belirterek yeni bir görev dağılımı yapılmasını talep ediyor.

• Bu durumu ekip toplantısında ele alabilirsiniz.

İK Departmanından Gelen E-posta (Düşük Öncelikli)

• İnsan Kaynakları, çalışan memnuniyet anketine yanıt vermenizi istiyor.

• Ancak, bunun için belirli bir son tarih belirtilmemiş.

📌 Soru: Bu e-postalar arasında nasıl bir önceliklendirme yaparsınız?

Aşama 2: Önceliklendirme ve Aksiyon Planı

Gelen e-postaları Acil, Önemli, Orta Öncelikli ve Düşük Öncelikli olarak kategorize etmek gerekir.

✅ Acil İşler (Hemen Yapılmalı)

CEO’dan gelen e-posta: Yönetim toplantısı için eksiksiz bir rapor hazırlayıp, toplantıdan önce CEO’ya göndermek gerekiyor.

Müşteri şikayeti: Müşteri ile iletişime geçerek sorunun detaylarını öğrenmeli ve çözüm önerisi sunmalısınız.

✅ Önemli İşler (Bugün İçinde Yapılmalı)

Satın alma departmanına geri dönüş: Yazılım lisans alımı için gerekli incelemeleri yaparak satın alma ekibine onay veya ek bilgi talebi ile dönmelisiniz.

✅ Orta Öncelikli İşler (Hafta İçinde Çözülebilir)

Ekip üyelerinden gelen iş yükü ile ilgili talep: Ekip toplantısında konuyu ele alarak uygun bir görev dağılımı yapmalısınız.

✅ Düşük Öncelikli İşler (Zaman Uygun Olduğunda Yapılabilir)

İK anketine yanıt verme: Belirli bir son tarih olmadığı için öncelik sıralamasında en sona bırakılabilir.

📌 Soru: Bu önceliklendirme sürecinde hangi kriterlere göre karar verdiniz?

Aşama 3: Zaman Yönetimi ve Görev Dağılımı

📌 Adaylardan, belirlenen önceliklere göre bir iş günü planı oluşturması beklenir.

Önerilen Günlük Plan:

08:30 – 09:30 → CEO için proje ilerleme raporu hazırlanması.
09:30 – 10:30 → Müşteri ile toplantı yaparak şikayet edilen sorunları ele alma.
10:30 – 11:00 → Satın alma ekibiyle yazılım lisansı hakkında toplantı yapma.
11:00 – 12:00 → Ekip üyeleriyle iş yükü yönetimi hakkında görüşme.
12:00 – 13:00 → Öğle molası.
13:00 – 14:00 → Raporun son kontrollerini yaparak CEO’ya iletme.
14:00 – 15:00 → Yönetim toplantısına katılma.
15:00 – 16:00 → İK anketine zaman ayırma veya diğer düşük öncelikli işler.

📌 Soru: Bu planlamada ne tür değişiklikler yapabilirsiniz?

Değerlendirme Kriterleri

Bu posta kutusu bekleyen işler örneği, adayların aşağıdaki yetkinliklerini ölçmek için tasarlanmıştır:

✅ Zaman Yönetimi: Görevleri etkili bir şekilde önceliklendirme ve iş planı oluşturma.
✅ Kritik Karar Verme: Hangi işlerin öncelikli olduğunu hızlı ve doğru bir şekilde belirleme yeteneği.
✅ Problem Çözme: Acil müşteri şikayetleri ve operasyonel süreçler için etkin çözümler üretme.
✅ İletişim Becerileri: CEO, ekip üyeleri ve müşterilerle etkili iletişim kurma yetkinliği.
✅ Liderlik ve Delegasyon: Gerektiğinde görevleri ekip üyelerine devredebilme becerisi.

Sonuç ve Özet

Bu posta kutusu bekleyen işler örneği, adayların zaman yönetimi, problem çözme, kritik karar verme ve iletişim becerilerini ölçmek için tasarlanmıştır. Assessment hazırlık sürecinde adaylar, bu tür posta kutusu egzersizleri ile gerçek iş ortamlarında etkili karar alma süreçlerini geliştirebilirler.

📌 Assessment merkezi uzmanlığında eğitim almak için bizimle iletişime geçin!
📌 Eğitim programımız hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.