Geri Bildirim ile Takım İçi İletişimi Güçlendirme Yolları

Geri bildirim, bir yöneticinin ya da ekip arkadaşının yalnızca gözlem aktarması değil; karşısındaki kişiyi geliştirmek, güçlendirmek ve sürece ortak etmek için sunduğu değerli bir iletişim aracıdır. Doğru zamanda, doğru şekilde verilen geri bildirim, yalnızca bireyin değil tüm ekibin verimliliğini doğrudan etkiler.

İyi yapılandırılmış bir geri bildirim kültürü sayesinde;

Kurum içinde açık iletişim teşvik edilir,

Bireyler gelişim alanlarını tehdit değil fırsat olarak görmeye başlar,

Takım içi güven ve bağlılık artar,

Performans geri bildirimle dengelenir, çatışmalar büyümeden çözülür.

1. Geri Bildirimin Takım Dinamiklerine Etkisi

Takım içi iletişimde geri bildirim, ilişkiyi ya güçlendiren ya da zedeleyen bir unsur olabilir. Sadece başarıların değil; gelişime açık alanların da konuşulabilir olduğu, yargılayıcı değil yol gösterici bir dille kurulan iletişim ortamı, hem psikolojik güveni artırır hem de ekip sinerjisini güçlendirir.

2. Olumlu ve Olumsuz Geri Bildirim: Ne Zaman, Nasıl?

✅ Olumlu Geri Bildirim

Güçlü yönlerin görünür hale gelmesini sağlar.

Motivasyonu ve iş tatminini artırır.

“Bu projedeki veri analizinde çok iyi bir yapı kurmuşsun. Bu yaklaşımın diğer çalışmalarda da çok işe yarayabilir.” gibi ifadelerle hem takdir hem yönlendirme yapılabilir.

⚠️ Olumsuz Geri Bildirim

Olumsuz değil, geliştirici olmalı.
Hedef: Kişiye değil davranışa odaklanmak.

Yanlış örnek:
“Toplantıyı yine mahvettin, hiç katkı sağlamadın.”
➡ Bu, kişiyi savunmaya iter.

Doğru yaklaşım:
“Toplantı sırasında görüşlerini daha fazla duymak isterdim. Bir dahaki sefer özellikle şu konularda katkı sağlaman değerli olur.”
➡ Bu, davranışa odaklı, açık uçlu ve yapıcıdır.

Olumsuz geri bildirim, gelişime davettir. Kırıcı değil yön gösterici olmalı; kişiyi utandırmak değil güçlendirmek amaçlanmalıdır.

3. Yapıcı Geri Bildirim Verme Teknikleri

Yapıcı geri bildirim, yalnızca gelişim alanlarını belirtmekten ibaret değildir; aynı zamanda kişinin potansiyelini fark etmesine yardımcı olmak, çözüm yolunu birlikte tanımlamak ve ilişkiyi güçlendirmektir. Aşağıda etkili geri bildirim için kullanılan bazı temel teknikler ve uygulama önerileri yer almaktadır:

• SBI Yöntemi (Situation – Behavior – Impact)

Bu yöntem, geri bildirimin üç temel unsurla yapılandırılmasını önerir:

Durum (Situation): Geri bildirimin verildiği olay ya da bağlam açıkça belirtilmelidir.

Davranış (Behavior): Kişinin gözlemlenen somut davranışı tanımlanmalıdır.

Etki (Impact): Bu davranışın çevreye, ekibe ya da sürece olan etkisi açıklanmalıdır.

Örnek:
“Dünkü müşteri sunumunda (durum), sunum sırasında teknik detaylara odaklanmaman (davranış), izleyicilerin sorularla konuyu yönlendirmesine neden oldu ve sunumun odağı kaydı (etki).”

🔹 Bu yapı sayesinde:

Geri bildirim genellemeden uzak, nesnel temele dayanır.

Kişilik değil davranış hedef alınır.

Alıcının savunmaya geçmesi engellenir.

• 2+1 Kuralı (Sandviç Modeli)

Yapıcı geri bildirimin en yaygın yöntemlerinden biri de “sandviç modeli”dir. Burada geri bildirim şu şekilde yapılandırılır:

Olumlu yön veya takdir edilen davranış belirtilir,

Gelişim alanı net bir şekilde ifade edilir,

Son olarak destekleyici, motive edici bir cümleyle tamamlanır.

Örnek:
“Proje sunumuna çok iyi hazırlandığını ve güçlü bir giriş yaptığını fark ettim. Ancak teknik sorulara yanıt verirken bazı kritik noktalarda eksik bilgi verdiğini gözlemledim. Bu bölümlere önümüzdeki toplantılarda daha fazla ağırlık verirsen etkili bir izlenim bırakacağını düşünüyorum.”

⚠️ Dikkat edilmesi gereken: Bu model ezbere ve otomatik kullanılırsa, alıcı tarafından yapay bulunabilir. Samimiyet ve bağlama özgü örnekler geri bildirimin etkisini artırır.

• Zamanlama

Geri bildirim, yalnızca ne söylendiğiyle değil, ne zaman ve nasıl söylendiğiyle de anlam kazanır. Zamanlama hataları, iyi niyetli bir geri bildirimi dahi olumsuz etki yaratacak şekilde çarpıtabilir.

🕒 İdeal zamanlama için öneriler:

Geri bildirim, olayla araya çok fazla zaman girmeden, duygular yatıştıktan sonra verilmelidir.

Birebir ortam tercih edilmelidir. Toplantı sonrası kalabalık içinde söylenen uyarılar, küçük düşürücü etki yaratabilir.

Kişi geri bildirime açık bir ruh halinde olmalı; stresli, yorgun veya savunmada olduğu bir anda değil.

İyi zamanlanmış bir geri bildirim, öğrenme motivasyonunu artırır ve duygusal dirençle karşılaşmaz.

• Empati

Empati, yapıcı geri bildirimin kalbidir. Sadece mantıksal değil duygusal etkileri de düşünmek gerekir. Geri bildirim vermeden önce şu sorular yönlendirici olabilir:

Bu sözler bana söylense nasıl hissederdim?

Bu kişi bu geri bildirimi almaya hazır mı?

Söyleme tarzım mı yoksa içerik mi daha etkili olur?

🎯 Empati sayesinde:

Yargılayıcı değil destekleyici bir üslup kurulur.

Karşı tarafın güven duygusu korunur.

Geri bildirim, savunmaya yol açmadan kabul görür.

Empatik bir ifade örneği:
“Bu konudaki çabanı görüyorum ve süreci ne kadar önemsediğini biliyorum. Ancak geçen haftaki raporda bazı kritik detaylar eksikti. Bu durumun seni yorduğunu tahmin edebiliyorum ama birlikte nasıl daha iyi hale getirebileceğimizi konuşmak isterim.”

• Geri Bildirimin Diyalogla Sunulması

Yapıcı geri bildirim, tek yönlü bir bildirim değil; karşılıklı diyalogla gelişen bir süreç olmalıdır.

“Buna nasıl bakıyorsun?”

“Senin açından süreç nasıl ilerledi?”

“Bu konuda senin farklı bir gözlemin oldu mu?”
gibi sorularla sürece karşı tarafın da dahil edilmesi, geri bildirimin kalıcılığını artırır.

• Eyleme Dönüşebilir ve Gerçekçi Önerilerle Tamamlanması

Geri bildirimin sonunda öneri sunmak, kişiye yön verir. Ancak önerilerin:

Gerçekçi,

Uygulanabilir,

Zamanla ölçülebilir
olması gerekir.

Zayıf kapanış örneği:
“Biraz daha dikkatli olman lazım.”
(Genel ve muğlak)

Güçlü kapanış örneği:
“Bundan sonraki rapor teslimlerinde içerik bölümünü önceden birlikte gözden geçirelim istersen. Böylece detaylar üzerinden birlikte geçebiliriz.”

4. Geri Bildirim Verirken Yapılan Hatalar

Geri bildirim vermek, teknik değil ilişki temelli bir beceridir. İçerik ne kadar doğru olursa olsun, sunuş biçimi yanlışsa etkisi olumsuz olabilir. Aşağıda, iş yerinde geri bildirim verirken sık yapılan hatalar ve bunların nasıl önlenebileceğine dair açıklamalar yer almaktadır:

• Kişiliğe Değil Davranışa Odaklanmamak

Geri bildirimin hedefinde kişilik değil, gözlemlenebilir ve değiştirilebilir davranışlar olmalıdır. Kişiliğe yönelik ifadeler bireyin öz benliğine saldırı gibi algılanır ve iletişimi hemen tıkar.

🔴 Yanlış:
“Sen dağınık birisin.”
➡ Bu ifade, kişinin karakterine yönelik ve genelleyici bir yargı taşır.

✅ Doğru:
“Son iki raporda tabloların eksik kaldığını ve dosyalarda düzene ihtiyaç olduğunu fark ettim.”
➡ Bu ise duruma özel, objektif ve geliştirilebilir bir davranışa odaklanır.

🔍 İpucu: Geri bildirim verirken “Sen böylesin” kalıplarını değil, “Bu durumda şu davranışı gözlemledim” yapısını kullanın.

• Genelleme Yapmak

“Sürekli”, “hiç”, “hep”, “daima” gibi genelleyici ifadeler, geri bildirimi hem adaletsiz hem de savunma doğurucu hale getirir. Kişi tüm çabasının görmezden gelindiğini düşünebilir.

🔴 Yanlış:
“Hep geç kalıyorsun. Bu ekipte sana güven olmuyor.”
➡ Bu tür cümleler güven sarsar ve ilişkiyi zedeler.

✅ Doğru:
“Son iki ekip toplantısına geç katıldığını fark ettim. Bu durumun projeye etkisini birlikte değerlendirebiliriz.”
➡ Belirli, örnekli ve çözüm odaklı bir dil kullanılmış olur.

🎯 Unutmayın: Gerçekler üzerinden konuşmak, duygusal yorumlardan çok daha etkili sonuç verir.

• Zamanlama Hatası

İyi bir geri bildirim bile, yanlış zamanda verildiğinde kırıcı, yıpratıcı veya saldırı gibi algılanabilir. Özellikle kriz anlarında veya kişinin duygusal olarak hazır olmadığı zamanlarda yapılan geri bildirimler, içeriğin olumlu yönlerini gölgede bırakır.

🔴 Yanlış Zamanlama:
Toplantı sırasında herkesin önünde söylenen bir eleştiri.

✅ Doğru Zamanlama:
Özel bir görüşmede, taraflar sakin ve iletişime açıkken yapılan bir paylaşım.

⏰ Uyarı: Geri bildirim “ani tepki” ile değil, “planlı iletişim” ile verilmelidir. Duygusal boşalmayı değil, gelişimi hedeflemelidir.

• Sadece Olumsuzlara Odaklanmak

Sürekli olumsuz geri bildirim alan bir çalışan, zamanla kendi yeterliliğini sorgulamaya başlayabilir. Bu durum, motivasyon kaybı, sessizleşme, içe kapanma ve performans düşüşü ile sonuçlanabilir. Geri bildirim, yalnızca eksikleri değil güçlü yönleri de görünür kıldığında anlamlı hale gelir.

🔴 Hatalı Yaklaşım:
“Bu raporun yine eksik yönleri var, geçen haftaki gibi.”
➡ Geçmişle olumsuz kıyaslama yapılmış, pozitif yön yok sayılmıştır.

✅ Yapıcı Yaklaşım:
“Raporun analiz kısmını bu kez çok daha detaylı hazırlamışsın, bu gelişimi görmek sevindirici. Yalnız sonuç kısmında birkaç kritik nokta eksik kalmış, bunu birlikte tamamlayabiliriz.”
➡ Güçlü yanlar görünür kılınmış, gelişim alanı da çözümle sunulmuştur.

💡 Not: Takdir ve düzeltme dengesi, kişiyi hem destekler hem geliştirir.

• Belirsiz ve Genel İfadeler Kullanmak

“Biraz daha dikkatli ol”, “İletişimini geliştir”, “Takım çalışmasına katkı sağlamalısın” gibi ifadeler belirsizdir ve alıcı kişi tarafından “Ne yapmalıyım?” sorusuyla karşılanır.

✅ Somutlaştırma Örneği:
“Toplantılarda daha fazla soru sormaya başladığını fark ettim, bu katkı ekibin dinamiğini olumlu etkiliyor. Özellikle geçen haftaki ürün lansmanı görüşmesinde verdiğin teknik öneri çok yerindeydi.”
➡ Geri bildirimin içeriği somut, davranış odaklı ve ölçülebilir hale getirilmiştir.

• Geri Bildirimi Sadece Üstten Vermek

Geri bildirimi sadece yöneticinin verdiği, alt kademe çalışanın dinlediği tek yönlü bir iletişim gibi görmek yanlıştır. Bu yaklaşım, çalışanı pasif konuma iter ve gelişim sürecine katılımını azaltır.

🔄 Doğru Yaklaşım:
Geri bildirimi diyalog haline getirmek, kişinin kendi farkındalığını artırmasına katkı sağlar:

“Sen bu konuda nasıl düşünüyorsun?”

“Sence bu durumu farklı yönetebilir miydik?”

“Bu konuda birlikte nasıl ilerleyebiliriz?”

Geri bildirim vermek yalnızca doğruları ifade etmek değil, aynı zamanda ilişkinin doğasını korumak, geliştirmek ve kişide etki bırakacak bir iletişim kurmaktır. Yapılan geri bildirim, sadece ne söylendiğiyle değil, nasıl söylendiğiyle değer kazanır.

5. Geri Bildirim Almakta Zorlanan Kişilere Nasıl Yaklaşılır?

Her çalışan geri bildirime aynı açıklıkla yanıt vermez. Bazı kişiler, özellikle olumsuz ya da geliştirici geri bildirimleri kişisel eleştiri, hatta bir tür tehdit olarak algılayabilir. Bu durum, yalnızca geri bildirimin içeriğinden değil, aynı zamanda kişinin geçmiş deneyimlerinden, kişilik yapısından ve ekip içindeki psikolojik güven seviyesinden kaynaklanabilir.

Bu bireylerin geri bildirime karşı savunmacı ya da kapalı bir tutum geliştirmesi; takım dinamiğini, bireysel gelişimi ve performans yönetimini olumsuz etkileyebilir. Ancak doğru yaklaşımla bu direncin üstesinden gelmek ve kişiyi gelişime açmak mümkündür.

Geri Bildirim Almakta Zorluk Yaşayan Bireylerin Temel Özellikleri

🔍 Bu bireylerde genellikle şu arka planlar gözlemlenir:

Mükemmeliyetçilik: Hata yapma ihtimali, bu kişiler için kabul edilemezdir. En küçük eleştiri bile "başarısızlık" olarak algılanabilir.

Geçmişte yaşanmış olumsuz deneyimler: Daha önce kırıcı, yıkıcı ya da alaycı geri bildirimlere maruz kalmış bireyler, benzer durumlardan kaçınma eğilimindedir.

Düşük öz güven: Kendine olan inancı zayıf olan kişiler, en ufak bir eleştiriyi bile “yetersizlik göstergesi” olarak görüp geri bildirime kapalı hale gelebilir.

Yöneticisiyle güçlü bir güven ilişkisi kuramamış olmak: Geri bildirimi kabul etmek, aynı zamanda kendini kırılgan bir pozisyona koymak anlamına gelir. Bu da ancak güçlü bir güven ortamında mümkündür.

Bu Kişilere Yaklaşırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Aşağıdaki yaklaşımlar, geri bildirim almakta zorlanan çalışanlara karşı yapıcı, saygılı ve etkili bir iletişim ortamı yaratmanızı sağlar:

1. İlişki Temelli Bir Bağ Kurulmadan Geri Bildirim Vermeyin

Güven duygusu oluşturulmadan verilen her geri bildirim, dirençle karşılaşma riskini taşır. Kişinin sizi sadece bir "değerlendirici" olarak değil, gelişimine katkı sunmak isteyen bir "ortak" olarak görmesini sağlayın.

🎯 İpucu: Geri bildirim öncesinde “Seni dinlemek isterim”, “Bu konuda birlikte düşünebiliriz” gibi ifadelerle duygusal alan açın.

2. Geri Bildirimi “Öğretmek” Değil, “Paylaşmak” Tonuyla Sunun

Yukarıdan bakan, otoriter bir ton kişiyi geri çekmeye yeterlidir. Bunun yerine deneyiminizi paylaşan, gözlem temelli, alçakgönüllü bir dil tercih edilmelidir.

🔴 Yanlış:
“Bu konuyu daha iyi yapmalısın.”
✅ Doğru:
“Bu konuda dikkatimi çeken birkaç şey oldu, seninle paylaşmak isterim.”

3. Açık Uçlu Sorularla Sürece Katılımı Teşvik Edin

Sadece geri bildirimi vermekle kalmayın, karşı tarafı sürece dahil edin. Bu, onun düşüncelerini önemsediğinizi gösterir ve savunma duvarlarını yumuşatır.

🗨️ Önerilen sorular:

“Bu süreci sen nasıl değerlendirdin?”

“Bu konuda seni en çok zorlayan neydi?”

“Sence bir dahaki sefere neleri farklı yapabiliriz?”

4. Önce Güçlü Yönleri Vurgulayın, Sonra Gelişim Alanına Geçin

Dengeli bir yapı, kişide hem takdir gördüğü hissini uyandırır hem de gelişime açık mesajı almaya daha hazır hale getirir.

🔸 Örnek:
“Proje süresince gösterdiğin detaycılık gerçekten etkileyiciydi. Birlikte çalıştığımız bölümlerde bu yönün çok işimizi kolaylaştırdı. Sadece zaman yönetimi konusunda bazı aksaklıklar yaşadık; bu kısmı birlikte gözden geçirmek isterim.”

5. Geri Bildirimi “Yargı” Değil, “Davet” Olarak Sunun

Amacınızın değerlendirme değil, gelişim olduğunu açıkça hissettirin. Kişiye alan bırakın ve çözüm önerilerini birlikte geliştirin.

🗨️ Öneri dili:

“Bu konuda birlikte nasıl ilerleyebiliriz?”

“Sence daha farklı bir yaklaşım mümkün mü?”

“Bu süreci birlikte daha güçlü hale getirmek için ne yapabiliriz?”

6. İlk Geri Bildirimde Hedefi Küçük Tutun

Direnç gösteren kişilere bir anda büyük bir değişim sunmak, geri bildirime karşı savunma mekanizmasını daha da güçlendirir. Bu nedenle, ilk geri bildirimlerde küçük, uygulanabilir ve somut bir davranışa odaklanmak faydalı olacaktır.

🔍 Örnek:
“Toplantılarda katkı sunmanı çok isterim. Belki önümüzdeki toplantıda gündem maddelerinden birini sen açmak ister misin?”

7. Zamana Yayılmış Geri Bildirim Stratejisi Uygulayın

Tek seferde yoğun geri bildirim vermek yerine, süreci zamana yayarak ve adım adım ilerleyerek kişide doğal bir adaptasyon sağlanabilir. Bu yaklaşım, kişinin kendisini baskı altında hissetmesini önler.

Sonuç: Geri Bildirim Kültürü, Takımın Aynasıdır

Geri bildirim, yalnızca iş süreçlerinin gelişimini değil, kurum kültürünün şeffaflık ve güven zemininde inşa edilmesini de sağlar. Etkili bir geri bildirim kültürü oluşturmak için:

Geri bildirim tek taraflı değil karşılıklı olmalıdır,

Süreç odaklı değil sistemli ve sürekli hale getirilmelidir,

Yönetici örnek olmalı, ekip geri bildirim vermeye cesaretlendirilmelidir.

Unutulmamalıdır ki; etkili geri bildirim, yalnızca söylenen sözle değil, nasıl ve ne zaman söylendiğiyle de anlam kazanır.

🎯 assessmentmerkezi.com olarak;

Kurumlara özel yapılandırılmış değerlendirme merkezi çözümleri,

Kariyer gelişimi odaklı yetkinlik analizi ve liderlik potansiyeli ölçümleri,

Bireylere yönelik assessment hazırlık eğitimleri ile

hem kurumsal hem de bireysel düzeyde bilimsel, güvenilir ve uygulamaya dönük destek sunuyoruz.

🔹 Kurumsal değerlendirme çözümlerimizi incelemek için: Kurumsal Çözümlerimiz sayfamıza göz atın
🔹 Assessment sınavlarına bireysel olarak hazırlanmak için: Assessment Hazırlık Eğitimi sayfamızı ziyaret edebilirsiniz

💬 Siz de doğru kişileri doğru pozisyonlara yerleştirmek, liderlik kapasitesini güçlendirmek ve organizasyonel verimliliği artırmak istiyorsanız, uzman ekibimizle iletişime geçin.

assessmentmerkezi.com – Bilimsel Seçim, Güvenilir Gelişim.